IMPORTRANGE et QUERY dans Google Sheets : guide et prompts

IMPORTRANGE permet de lire une plage d'une autre feuille Google Sheets. QUERY permet ensuite de filtrer, trier et regrouper ces données avec une syntaxe proche du langage de requête de Google. Les deux fonctions se combinent souvent : IMPORTRANGE apporte les données, QUERY ne garde que les lignes utiles. La première utilisation demande une autorisation, et les règles de la page Google sont à connaître pour éviter les erreurs.

IMPORTRANGE : la syntaxe

La page d'aide Google donne la syntaxe IMPORTRANGE(url_feuille; chaîne_plage). La chaîne de plage suit le format « [nom_feuille!]plage ». Le nom de la feuille est facultatif : sans lui, la fonction lit la première feuille du fichier source.

La page indique qu'il faut autoriser explicitement les feuilles de calcul à extraire les données. L'autorisation reste valable tant que la personne qui l'a donnée n'est pas retirée de la source. Les données reçues sont limitées à 10 Mo par requête. La fonction recherche les modifications toutes les heures lorsque le document est ouvert.

La page précise aussi qu'une fonction importée ne peut pas référencer directement ou indirectement une fonction volatile, comme NOW, RAND ou RANDBETWEEN. La seule exception citée est TODAY.

QUERY : la syntaxe

La page d'aide sur QUERY donne QUERY(données; requête; [en-têtes]). La requête est écrite dans le langage de requête de l'API Google Visualization, entre guillemets ou dans une cellule. Le paramètre en-têtes indique le nombre de lignes d'en-tête. S'il est omis ou vaut -1, Google le déduit du contenu. La page précise que chaque colonne prend le type majoritaire de ses valeurs, et que les autres sont traitées comme nulles.

La page donne un exemple : QUERY(A2:E6;"select avg(A) pivot B"), avec des séparateurs à adapter à vos paramètres régionaux. Les clauses SELECT et WHERE permettent de garder les colonnes et les lignes voulues. La page accepte la notation par lettres de colonnes, comme A ou B.

Prompt 1 : relier deux feuilles

Je veux récupérer dans ma feuille [nom] les colonnes [lettres ou noms] de la feuille source [nom de la feuille source, sans son lien], à partir de la ligne 2 jusqu'à [numéro ou ligne 500]. Écris la formule IMPORTRANGE avec l'adresse de la source sous la forme "[URL de la feuille source]" et la chaîne de plage "[nom_feuille!plage]". Rappelle-moi l'étape d'autorisation qui suit.

Prompt 2 : filtrer avec QUERY

Dans la feuille source, les colonnes sont : A = [nom], B = [région], C = [date], D = [montant]. Je veux, avec QUERY, les colonnes A et D seulement, pour les lignes où B vaut [valeur], avec une ligne d'en-tête. Écris la formule QUERY, explique la clause SELECT et la clause WHERE, et dis-moi comment vérifier le nombre de lignes obtenues.
Ne demande pas les données réelles.

Prompt 3 : diagnostiquer une erreur d'importation

Ma formule IMPORTRANGE affiche une erreur : [message exact]. La feuille source appartient à [moi ou une autre personne]. Liste, dans l'ordre, les contrôles à faire : l'autorisation, l'URL, le nom de la feuille, la plage, la limite de 10 Mo, la présence d'une fonction volatile dans la chaîne.

Exemple concret

Une équipe commerciale tient un fichier de ventes par région. Un suivi de direction, dans un autre fichier, doit n'afficher que les ventes du Sud. La formule dans le suivi : IMPORTRANGE sur la plage des ventes, puis QUERY qui garde les lignes du Sud. La première exécution demande une autorisation : la personne propriétaire de la source la donne. Après, le suivi se met à jour au fil des heures. Le contrôle : comparer le total des montants avec le fichier source, filtré à la main.

À vérifier

• L'autorisation : elle est nécessaire, et elle peut être retirée à la source.
• Le nom de la feuille : une faute de frappe provoque une erreur, pas un résultat vide.
• La plage : elle doit couvrir toutes les lignes utiles, sans cellule fusionnée.
• Les types : une colonne qui mélange du texte et des nombres prend son type majoritaire.
• Le volume : au-delà de 10 Mo par requête, réduisez la plage ou filtrez avant.
• Les fonctions volatiles : NOW ou RAND dans la formule peuvent bloquer l'importation.
• Le résultat : comparez un total avec la source, sur un filtre identique.

Données et accès

Une formule IMPORTRANGE donne accès à des données d'une autre feuille. Ne l'utilisez que si les personnes qui voient le suivi ont le droit de voir les données de la source. Décrivez la structure à l'assistant, sans coller de données réelles dans le prompt. La question des droits d'accès reste celle de votre organisation.

Pour un prompt qui écrit des formules dans Google Sheets à partir d'une demande, la page formules Sheets avec Gemini donne une autre approche. Pour les fonctions de recherche entre feuilles, voyez RECHERCHEV ou RECHERCHEX.

Ce que la liste des fonctions confirme

La liste des fonctions Google Sheets, en français, cite QUERY et d'autres fonctions utiles pour filtrer, comme UNIQUE et FILTER. Leur syntaxe n'est pas reprise ici : lisez leur page d'aide avant de les utiliser.

Résumé

IMPORTRANGE apporte les données d'une autre feuille, après une autorisation. QUERY les filtre avec une syntaxe précise. Vérifiez l'autorisation, le nom de la feuille, la plage et la limite de 10 Mo, puis comparez un total avec la source.