Nettoyer une colonne Excel : espaces, casse, doublons

Une colonne sale fausse les totaux, les recherches et les tableaux croisés. Les problèmes les plus courants sont trois : des espaces en trop qui empêchent une correspondance, une casse incohérente (« dupont », « DUPONT », « Dupont »), et des doublons. Ces trois cas se traitent par des formules, et la suppression finale se fait après contrôle.

Les espaces : SUPPRESPACE

La page Microsoft sur les formules courantes dans les listes indique : « Pour supprimer des espaces d'une colonne, utilisez la fonction SUPPRESPACE ». La formule est =SUPPRESPACE(A2). Elle supprime les espaces de début et de fin, avec l'exemple « Bonjour ! » qui reste inchangé après nettoyage. Écrivez la formule dans une colonne voisine, puis copiez le résultat en valeurs si vous voulez remplacer l'original.

La page Microsoft sur l'erreur #N/A indique aussi que des espaces superflus empêchent une correspondance, et propose SUPPRESPACE pour les retirer dans la plage de recherche.

La casse : NOMPROPRE

La page NOMPROPRE indique : « Met en majuscule la première lettre de chaque chaîne de caractères » et convertit les autres lettres en minuscules. Son exemple : « ceci est un TITRE » devient « Ceci Est Un Titre ». La page donne aussi « 2 sens de circulation » qui devient « 2 Sens De Circulation », et « 76BudGet » qui devient « 76Budget ». C'est une règle mécanique, qui ne connaît ni les sigles ni les noms particuliers : relisez le résultat.

Pour une casse de titre sur un nom, la formule est =NOMPROPRE(SUPPRESPACE(A2)). La page ne décrit pas cette imbrication : c'est une combinaison à tester sur quelques lignes.

Les doublons : repérer avant de supprimer

La page Microsoft sur la mise en forme conditionnelle donne un exemple de règle fondée sur une formule : =NB.SI($A$2:$A$400;A2)>1 repère les valeurs qui apparaissent plus d'une fois dans la plage A2:A400. Ce repérage ne modifie aucune donnée. Il vous permet de voir les doublons avant de décider.

Pour supprimer les doublons eux-mêmes, l'aide Microsoft a une page dédiée que nous n'avons pas lue pour cette page. Avant de supprimer quoi que ce soit, gardez une copie de la feuille.

Prompt 1 : décrire le problème et obtenir les formules

J'ai une colonne [lettre] dans la feuille [nom] avec [nombre] lignes. Elle contient [type : noms, adresses, références produit]. Les problèmes que je vois : [espaces en trop, casse incohérente, doublons, texte à la place de nombres].
Propose les formules à écrire dans une colonne voisine, dans l'ordre, pour : retirer les espaces ; uniformiser la casse ; repérer les doublons avec une règle de mise en forme conditionnelle. Précise ce qu'il faut vérifier après chaque étape.
Ne demande pas les données : je décris la structure.

Prompt 2 : repérer les valeurs qui ne se nettoient pas seules

Dans ma colonne [lettre], certaines valeurs ont [description : des tirets, des sigles, des accents, des apostrophes]. Liste les types de valeurs qui risquent d'être mal traités par une mise en majuscule automatique, puis propose une règle pour les repérer dans une colonne séparée, sans les modifier.

Prompt 3 : préparer une liste de contrôle

Je vais nettoyer une colonne de [type de données]. Rédige une liste de contrôle de [nombre] points à vérifier après nettoyage : nombre de lignes avant et après, valeurs vides, valeurs qui ont changé de sens, doublons restants. Chaque point doit pouvoir se vérifier avec un filtre ou une formule de comptage.

Exemple concret

Une liste de 300 clients importée d'un export. Certains noms ont un espace en fin, d'autres sont en majuscules. Avec =SUPPRESPACE(A2) dans la colonne C, puis =NOMPROPRE(C2) dans la colonne D, vous obtenez une colonne propre. Le contrôle consiste à compter les lignes avant et après, à repérer les noms qui ont changé de sens, puis à repérer les doublons avec =NB.SI sur la colonne D.

À vérifier

• Le nombre de lignes avant et après : une formule ne doit pas faire disparaître une ligne.
• Les noms composés et les sigles : relisez-les, la mise en majuscule est automatique.
• Les nombres enregistrés comme texte : SUPPRESPACE renvoie toujours du texte.
• Les doublons : vérifiez qu'un doublon n'est pas une vraie répétition (deux clients homonymes).
• La copie : travaillez sur une copie de la feuille.
• Les données personnelles : nettoyez-les dans votre fichier, pas dans un assistant. Décrivez la structure seulement.

Une règle pour les données personnelles

Un fichier de clients contient des noms, des adresses et des numéros. Ne collez pas ces données dans un prompt. Décrivez les colonnes et les problèmes, puis appliquez les formules dans votre tableur. C'est aussi la meilleure façon de garder les données dans un seul endroit.

Pour une demande plus large sur le nettoyage de données avec l'IA, la page nettoyer des données Excel avec l'IA donne une autre approche. Pour séparer le contenu d'une cellule en deux colonnes, voyez séparer le nom et le prénom.

Résumé

Commencez par retirer les espaces avec SUPPRESPACE, puis uniformisez la casse avec NOMPROPRE après contrôle, et repérez les doublons avec NB.SI en mise en forme conditionnelle. Supprimez les doublons en dernier, sur une copie, après avoir compté les lignes.