Faut-il coller la formule en entier dans le prompt ?

Oui, si elle ne contient pas de nom de client, de montant réel ou d'adresse. Sinon, remplacez ces éléments par des noms neutres, par exemple « Feuille_A » ou « Valeur_1 ».

Comment savoir si l'explication est juste ?

Recalculez la formule à la main sur deux ou trois lignes dont vous connaissez le résultat, puis comparez avec ce que l'assistant avait annoncé.

Peut-on rendre une formule longue plus lisible ?

Oui. La page Microsoft sur SI signale qu'un saut de ligne, avec ALT+Entrée dans la barre de formule, rend les formules longues plus lisibles.

Expliquer une formule Excel héritée, pas à pas

Une formule héritée est une formule écrite par quelqu'un d'autre, parfois il y a plusieurs années, qui fait un calcul dont personne ne se souvient exactement. La bonne méthode : la lire de l'intérieur vers l'extérieur, la tester sur des valeurs connues, puis seulement la modifier. Un assistant peut faire ce travail de lecture, à condition de lui donner la formule et la structure des cellules, sans les données sensibles.

Une lecture par niveaux

Commencez par les parenthèses les plus internes. La page Microsoft sur SI rappelle que « chaque fonction doit figurer entre parenthèses () » et qu'Excel colore les parenthèses correspondantes pour aider à les repérer. Lisez ensuite chaque niveau comme un test : que vérifie-t-il, et quelle valeur renvoie-t-il si le test est vrai ou faux ?

Pour un SI, la page indique la syntaxe SI(test_logique; valeur_si_vrai; [valeur_si_faux]). Pour ET et OU, la page explique que OU renvoie VRAI si une condition est vraie, et que ET renvoie VRAI seulement si toutes le sont. Elle précise que ET sert souvent à étendre le test d'un OU ou d'un SI.

Son exemple de bonus illustre cette lecture : =SI(OU(C4>=125000;ET(B4="Sud";C4>=100000))=VRAI;C4*0,12;"Pas de bonus"). Le test OU se découpe en deux : un montant de 125 000 ou plus, ou bien une région Sud avec un montant d'au moins 100 000. Si le test est vrai, la formule multiplie le montant par 0,12. Sinon, elle affiche « Pas de bonus ».

Un exemple de lecture pas à pas

Prenez la ligne 10 : Brownlee, Sud, 122 680. La première condition, C10>=125000, est fausse. La seconde, ET(B10="Sud";C10>=100000), est vraie. Le test OU est donc vrai, la valeur est 122 680 × 0,12, soit 14 721,60. Vous pouvez vérifier ce calcul à la main, ce qui est la meilleure preuve que vous avez bien compris la formule.

Prompt 1 : faire expliquer la formule niveau par niveau

Explique cette formule Excel niveau par niveau, du plus interne au plus externe :
[formule]
Pour chaque niveau, donne : ce qu'il teste ou calcule, ce qu'il renvoie, et un exemple avec des valeurs fictives. Termine par une phrase qui résume ce que fait la formule entière. Ne modifie pas la formule.

Prompt 2 : vérifier l'explication sur des valeurs connues

Voici une formule : [formule]. Ses cellules sont organisées ainsi : [colonne A = type, colonne B = région, colonne C = montant]. Propose trois lignes de test avec le résultat attendu pour chacune, dont un cas limite (valeur vide, valeur juste au seuil, texte inattendu). Je calculerai moi-même avant de comparer.

Prompt 3 : proposer une version plus lisible

Réécris cette formule pour la rendre plus lisible, sans changer son résultat : [formule]. Garde les mêmes fonctions si ma version le permet, et propose une version avec SI.CONDITIONS seulement si elle est équivalente. Explique ce qui a changé et pourquoi le résultat reste le même.

Exemple concret

Une feuille de primes de vente contient une formule de 150 caractères, écrite il y a deux ans. Personne ne sait pourquoi le seuil est à 100 000. Avec le prompt 1, l'assistant décrit les deux tests et le taux de 12 %. Avec le prompt 2, vous calculez trois lignes à la main : le résultat de la formule doit coïncider, y compris pour la ligne à 100 000 exactement. Vous découvrez que la règle n'est pas la même pour le Sud et les autres régions, ce qui était attendu.

À vérifier

Les références : une cellule absolue ($A$2) ne bouge pas quand on copie la formule, une relative bouge. Une formule copiée peut donc pointer ailleurs.
Les séparateurs : la version française d'Excel utilise le point-virgule, les exemples anglais la virgule.
Les valeurs du prompt : ne collez pas de données réelles, remplacez-les par des noms neutres.
Les seuils : un seuil écrit en dur dans la formule doit être retrouvé et confirmé par la personne qui a défini la règle.
La version : certaines fonctions, comme SI.CONDITIONS, ou XLOOKUP, dépendent de votre version d'Excel.
L'explication : elle peut être plausible et fausse. Le test sur trois lignes fait foi.

Ne pas modifier avant de comprendre

La tentation est de corriger tout de suite. Résistez. Une formule qui semble inutile peut gérer un cas rare, comme une cellule vide ou un statut particulier. Notez l'explication, faites les tests, puis décidez si la règle doit changer. Si elle doit changer, faites une copie de la feuille avant.

Pour écrire une formule SI à partir d'une règle, voyez la page formule SI avec conditions. Pour une recherche de valeur dans une autre table, voyez RECHERCHEV ou RECHERCHEX.

Garder une trace

Une formule expliquée devient une documentation. Demandez à l'assistant un court texte de deux phrases à coller dans une cellule de commentaire ou une feuille de notes : ce que fait la formule, la date de la revue, la personne qui la valide. Ce texte vaut mieux qu'une explication oubliée dans une conversation.

Résumé

Lisez la formule du plus interne au plus externe, faites-la expliquer niveau par niveau, puis vérifiez l'explication avec trois lignes calculées à la main. Ne modifiez qu'ensuite, sur une copie, et gardez une trace écrite de la règle.